Build vs. Buy im Mittelstand: Software selbst entwickeln oder Standardlösung einsetzen?

Die Build-vs.-Buy-Entscheidung beschreibt die Wahl zwischen Eigenentwicklung von Software (Build) und dem Einsatz einer bestehenden Standardlösung oder SaaS-Lösung (Buy).

Bei einer Eigenentwicklung verantwortet das Unternehmen Architektur, Entwicklung, Betrieb und Weiterentwicklung selbst.
Bei einer Standardlösung übernimmt der Anbieter wesentliche Teile davon, während das Unternehmen die Lösung einführt, integriert und nutzt.

In der Praxis sind Mischformen verbreitet – etwa der Einsatz einer Standardplattform mit individuellen Erweiterungen.

Mittelständische Unternehmen verfügen in der Regel über begrenzte IT-Ressourcen. Fehlentscheidungen binden Kapital, erzeugen langfristige Wartungslasten oder führen zu strukturellen Abhängigkeiten.

Die Entscheidung betrifft daher nicht nur ein einzelnes IT-Projekt, sondern:

• die langfristige IT-Architektur

• die personelle Belastung der IT

• die Skalierbarkeit von Geschäftsprozessen

• die Fähigkeit zur technologischen Weiterentwicklung

Build vs. Buy ist damit eine strategische Entscheidung mit operativen Folgen.

Ein zentrales Kriterium ist die Frage, ob die betreffende Software einen Wettbewerbsvorteil ermöglicht oder lediglich einen Standardprozess unterstützt.

• Unterstützende Funktionen wie Reisekosten, HR-Basisprozesse oder Standard-CRM lassen sich häufig sinnvoll über bestehende Lösungen abbilden.

• Prozesse, die unmittelbar zur Differenzierung beitragen (z. B. spezielle Produktionslogiken, Preisalgorithmen oder branchenspezifische Workflows), können eine Eigenentwicklung rechtfertigen.

Eine nüchterne Bewertung der tatsächlichen Einzigartigkeit ist hier entscheidend.

Für eine fundierte Entscheidung sollte nicht nur der initiale Aufwand betrachtet werden, sondern die Gesamtkosten über mehrere Jahre.

Bei Eigenentwicklungen entstehen neben der Entwicklung regelmäßig Kosten für:

• Wartung und Weiterentwicklung

• technische Anpassungen

• Betrieb, Monitoring und Sicherheitsmaßnahmen

• Wissenssicherung und Vertretungsregelungen

Bei Standardsoftware fallen typischerweise an:

• Lizenz- oder Abonnementkosten

• Implementierung und Integration

• Schulungen

• Vertrags- und Governance-Aufwand

Für KMU empfiehlt sich eine realistische 3–5-Jahres-Betrachtung.

Standardlösungen sind in der Regel schneller produktiv einsetzbar als Eigenentwicklungen. Das kann relevant sein, wenn:

• regulatorische Anforderungen zeitnah umgesetzt werden müssen

• operative Engpässe bestehen

• Digitalisierungsprojekte unter Zeitdruck stehen

Eigenentwicklungen bieten mehr Gestaltungsspielraum, benötigen jedoch meist mehr Vorlauf.

Eine zentrale Frage lautet:
Kann das Unternehmen die Lösung dauerhaft betreiben und weiterentwickeln?

Eigenentwicklungen erfordern:

• stabile personelle Ressourcen

• klare Verantwortlichkeiten

• langfristige technische Kompetenz

• strukturierte Dokumentation

Im Mittelstand besteht häufig das Risiko von Personenabhängigkeiten. Dieser Aspekt sollte bei der Bewertung explizit berücksichtigt werden.

Standardsoftware, insbesondere Cloud- und SaaS-Lösungen, wird kontinuierlich weiterentwickelt. Sicherheitsupdates, neue Funktionen und Performance-Anpassungen erfolgen zentral.

Bei Eigenentwicklungen liegt diese Verantwortung vollständig beim Unternehmen. Das ist möglich, setzt jedoch entsprechende organisatorische und finanzielle Planung voraus.

Die Frage lautet daher nicht nur: „Passt die Lösung heute?“
Sondern auch: „Bleibt sie in drei Jahren noch tragfähig?“

Datenschutz und IT-Sicherheit sind für KMU ebenso relevant wie für Großunternehmen.

Bei Standardsoftware profitieren Unternehmen häufig von:

• etablierten Sicherheitsprozessen

• regelmäßigen Updates

• dokumentierten Compliance-Strukturen

Bei Eigenentwicklungen besteht vollständige Kontrolle, aber auch vollständige Verantwortung. Ohne klare Governance kann dies zu erhöhtem Risiko führen.

In der Praxis zeigen sich wiederkehrende Muster:

• Anforderungen werden als einzigartiger eingeschätzt als sie tatsächlich sind

• Wartungs- und Betriebskosten werden unterschätzt

• Abhängigkeiten (intern oder extern) werden erst spät betrachtet

Eine strukturierte Bewertung reduziert diese Risiken.

Viele mittelständische Unternehmen setzen heute auf eine Kombination:

• Standardlösungen für etablierte Prozesse

• gezielte Eigenentwicklungen für differenzierende Funktionen

• Integration über Schnittstellen und APIs

Dieser Ansatz reduziert Komplexität und ermöglicht dennoch individuelle Anpassungen dort, wo sie fachlich notwendig sind.

Ein pragmatisches Vorgehen umfasst:

1. Klärung der fachlichen Anforderungen

2. Bewertung der strategischen Bedeutung

3. Analyse verfügbarer Standardlösungen

4. Grobe Aufwandsschätzung für Eigenentwicklung

5. Betrachtung der Gesamtkosten

6. Bewertung von Ressourcen und Risiken

7. Dokumentierte Entscheidung

Wesentlich ist eine nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage.

Für den Mittelstand gibt es keine pauschale Empfehlung. In vielen Fällen ist eine Kombination sachlich sinnvoll.

Die Entscheidung sollte sich orientieren an:

• strategischer Relevanz

• langfristigen Kosten

• internen Ressourcen

• Skalierbarkeit

• Sicherheitsanforderungen

Build vs. Buy ist damit weniger eine technische Detailfrage als eine Frage der langfristigen Unternehmensausrichtung.