Warum IT-Systemlandschaften im Mittelstand unkontrolliert wachsen

In vielen mittelständischen Unternehmen ist die IT-Systemlandschaft über Jahre oder Jahrzehnte gewachsen. Neue Anwendungen wurden eingeführt, bestehende Systeme erweitert oder durch zusätzliche Tools ergänzt. Einzelne Lösungen erfüllen jeweils einen konkreten Zweck, doch mit der Zeit entsteht daraus eine Vielzahl von Anwendungen, Schnittstellen und Datenquellen.

Dieses Wachstum ist selten strategisch geplant. Häufig entsteht es aus vielen einzelnen Entscheidungen: eine neue Software für ein Projekt, eine SaaS-Lösung für einen Fachbereich oder ein zusätzliches Tool zur Datenanalyse. Solange jedes System für sich funktioniert, bleibt die zunehmende Komplexität oft unbemerkt. Erst wenn Integrationen aufwendig werden, Daten mehrfach gepflegt werden oder der Überblick über alle Anwendungen fehlt, wird das Problem sichtbar.

Gerade im Mittelstand entstehen so IT-Systemlandschaften, die schwer zu steuern sind und langfristig Kosten, Risiken und organisatorischen Aufwand erhöhen.

Add-on-Digitalisierung statt Systemmodernisierung

Viele Digitalisierungsprojekte konzentrieren sich auf einzelne Prozesse oder Geschäftsbereiche. Ziel ist meist eine schnelle Verbesserung bestehender Abläufe.

Die Modernisierung zentraler Systeme wird dagegen häufig verschoben, weil sie technisch komplex ist und organisatorische Veränderungen erfordert. Neue Funktionen werden deshalb oft durch zusätzliche Anwendungen umgesetzt.

Typische Beispiele sind:

• Workflow-Tools neben dem ERP
  Genehmigungsprozesse oder Dokumentenfreigaben werden über separate Systeme abgebildet, statt direkt im Kernsystem umgesetzt zu werden.

• Eigenständige Reportinglösungen
  Für Datenanalysen werden Business-Intelligence-Tools eingeführt, obwohl bereits Reportingfunktionen im bestehenden System vorhanden sind.

• Spezialisierte Fachsoftware
  Einzelne Abteilungen nutzen Software, die genau auf ihre Anforderungen zugeschnitten ist, jedoch parallel zu bestehenden Anwendungen betrieben wird.

Cloud- und SaaS-Anwendungen

Cloud- und SaaS-Anwendungen haben die Einführung neuer Software deutlich vereinfacht. Anwendungen können häufig innerhalb weniger Tage eingeführt werden, ohne eigene Infrastruktur aufzubauen.

Nach Studien von Bitkom nutzen rund 90 % der Unternehmen Cloud-Anwendungen.

Diese Entwicklung erhöht die Flexibilität von Unternehmen, führt aber häufig zu einer Vielzahl paralleler Anwendungen. Typische Beispiele sind:

• mehrere Tools für Projektmanagement

• unterschiedliche Plattformen für Zusammenarbeit

• separate Anwendungen für Reporting oder Datenanalyse

Ohne klare Architekturentscheidungen entsteht dadurch eine fragmentierte Toollandschaft.

Fachkräftemangel in der IT

Der Fachkräftemangel in der IT verstärkt dieses Problem zusätzlich.

Nach Angaben von Bitkom fehlen in Deutschland weiterhin viele IT-Fachkräfte. IT-Abteilungen konzentrieren sich daher häufig auf operative Aufgaben.

Dazu gehören vor allem:

• Betrieb bestehender Systeme
  Anwendungen und Infrastruktur müssen stabil laufen, um den Geschäftsbetrieb sicherzustellen.

• Umsetzung neuer Anforderungen
  Fachbereiche benötigen regelmäßig neue Funktionen oder Systeme.

• Support und Fehlerbehebung
  Integrationsprobleme oder Systemstörungen müssen kurzfristig gelöst werden.

Strategische Themen wie Architekturmanagement oder Systemkonsolidierung geraten in solchen Situationen häufig in den Hintergrund.

Legacy-Systeme

Viele Unternehmen betreiben Anwendungen, die über viele Jahre entstanden sind und tief in Geschäftsprozesse integriert sind.

Studien von Lünendonk & Hossenfelder zeigen, dass historisch gewachsene IT-Landschaften häufig technologisch heterogen sind und sich nur mit erheblichem Aufwand modernisieren lassen.

Neue Systeme werden daher oft um bestehende Anwendungen herum aufgebaut, statt diese vollständig zu ersetzen.

Shadow IT

Shadow IT bezeichnet Anwendungen, die ohne zentrale Abstimmung mit der IT eingeführt werden.

Typische Beispiele sind:

• Projektmanagementtools

• Kollaborationsplattformen

• Analyse- oder Reportingsoftware

Solche Lösungen entstehen häufig aus praktischen Anforderungen einzelner Teams. Ohne zentrale Übersicht wächst jedoch die Gesamtzahl der Anwendungen schnell.

Eine zu komplexe IT-Systemlandschaft entsteht meist schrittweise und wird häufig erst sichtbar, wenn mehrere strukturelle Probleme gleichzeitig auftreten. Typische Anzeichen sind:

• Fehlende Übersicht über Anwendungen
  In vielen Unternehmen existiert keine vollständige Liste aller eingesetzten Systeme. Anwendungen wurden über Jahre von unterschiedlichen Teams eingeführt, wodurch Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten oft unklar sind.

• Mehrere Systeme mit ähnlichen Funktionen
  Parallel eingesetzte Tools für ähnliche Aufgaben – etwa im Projektmanagement oder Reporting – führen zu redundanten Funktionen und fragmentierten Datenbeständen.

• Steigender Integrationsaufwand
  Mit jeder zusätzlichen Anwendung wächst die Anzahl der Schnittstellen. Änderungen an einem System wirken sich auf mehrere andere Anwendungen aus.

• Daten liegen in mehreren Systemen vor
  Wenn ähnliche Funktionen durch verschiedene Anwendungen abgedeckt werden, entstehen häufig parallele Datenbestände, die synchronisiert werden müssen.

• Änderungen dauern länger als erwartet
  Kleine Anpassungen erfordern häufig Änderungen in mehreren Systemen oder Schnittstellen.

• Alte Systeme bleiben dauerhaft im Betrieb
  Legacy-Systeme werden weiter genutzt, weil zentrale Prozesse von ihnen abhängen.

• Die Anzahl der Anwendungen wächst kontinuierlich
  Neue Tools werden eingeführt, während bestehende Systeme selten abgeschaltet werden.

Treten mehrere dieser Punkte gleichzeitig auf, deutet das darauf hin, dass die IT-Systemlandschaft strukturell zu komplex geworden ist.

Steigende Integrationskomplexität

Mit der Anzahl der Anwendungen steigt auch die Zahl der Schnittstellen. Änderungen an einem System können Auswirkungen auf mehrere andere Anwendungen haben. Dadurch erhöht sich der Entwicklungs- und Wartungsaufwand.

Höhere Betriebskosten

Mehr Systeme führen zu zusätzlichen Kosten, beispielsweise durch:

• Softwarelizenzen

• Wartungs- und Supportverträge

• Infrastrukturkosten

• administrativen Aufwand

Redundante Anwendungen erhöhen diese Kosten zusätzlich.

Sicherheitsrisiken

Eine größere Anzahl an Anwendungen erhöht die Angriffsfläche für Cyberangriffe.

Der Lagebericht des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zeigt, dass insbesondere kleine und mittlere Unternehmen zunehmend Ziel von Cyberangriffen werden.

Unübersichtliche IT-Landschaften erschweren dabei die konsequente Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen.

Um die Komplexität ihrer IT zu reduzieren, benötigen Unternehmen zunächst Transparenz über ihre bestehende Systemlandschaft.

Typische Maßnahmen sind:

• Application Portfolio Management
  Alle Anwendungen werden systematisch erfasst, dokumentiert und bewertet. Dadurch wird sichtbar, welche Systeme redundant sind oder ersetzt werden können.

• Architekturprinzipien definieren
  Klare Regeln für Systemintegration, Datenhaltung und Plattformstrategien schaffen eine Grundlage für zukünftige Entscheidungen.

• Konsolidierung redundanter Anwendungen
  Systeme mit ähnlichen Funktionen können zusammengeführt oder durch eine zentrale Lösung ersetzt werden.

• Governance für neue Software etablieren
  Neue Anwendungen werden vor der Einführung hinsichtlich Integration, Sicherheit und Wartbarkeit bewertet.

• Ablösung von Legacy-Systemen planen
  Ältere Anwendungen werden schrittweise modernisiert oder ersetzt, um langfristige Abhängigkeiten zu reduzieren.

Diese Maßnahmen helfen, die IT-Struktur langfristig beherrschbar zu halten.

• KfW Bankengruppe – Digitalisierungsbericht Mittelstand
• Bitkom – Cloud Report und Arbeitsmarktstudien
• Lünendonk & Hossenfelder – Studien zur Anwendungsmodernisierung
• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik – Lagebericht zur IT-Sicherheit in Deutschland