Wenn Excel zur Fachanwendung wird: Risiken für Daten, Prozesse und Entscheidungen

Excel ist aus Unternehmen kaum wegzudenken. Kalkulationen, Forecasts, Angebotsrechnungen, Produktionsplanungen und Auswertungen lassen sich damit schnell erstellen und flexibel anpassen. Gerade im Mittelstand entstehen auf diese Weise Lösungen für Anforderungen, die ERP-, CRM- oder andere Unternehmenssysteme nicht unmittelbar abdecken.

Problematisch ist deshalb nicht der Einsatz von Excel im Unternehmen. Kritisch wird es, wenn aus einer persönlichen Arbeitsdatei schrittweise eine geschäftskritische Anwendung wird.

Eine Excel-Tabelle berechnet plötzlich Preise für sämtliche Angebote. Sie führt Daten aus mehreren Systemen zusammen. Mehrere Mitarbeiter arbeiten mit ihr. Andere Prozesse sind von ihren Ergebnissen abhängig. Vielleicht enthält sie Makros, komplexe Formeln oder Verknüpfungen zu weiteren Dateien. Und irgendwann weiß nur noch eine Person, warum bestimmte Berechnungen genau so aufgebaut wurden.

Formal ist es weiterhin eine Excel-Datei. Funktional erfüllt sie jedoch längst Aufgaben einer Fachanwendung.

Genau hier entstehen Excel-Risiken, die in vielen Unternehmen lange unsichtbar bleiben. Während klassische Software üblicherweise definierte Berechtigungen, Versionierung, Tests, Dokumentation und geregelte Änderungen kennt, entwickeln sich geschäftskritische Tabellen häufig außerhalb solcher Strukturen.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: Sollten Unternehmen Excel ersetzen?

Sondern:

Welche Excel-Dateien sind inzwischen zu Anwendungen geworden, ohne dass sie wie Anwendungen behandelt werden?

xcel ist für viele Aufgaben ein sehr geeignetes Werkzeug. Ad-hoc-Analysen, Simulationen, kleinere Kalkulationen, Datenaufbereitung oder einmalige Auswertungen lassen sich damit schnell und flexibel umsetzen.

Es wäre daher falsch, Excel grundsätzlich als Risiko einzustufen oder jede Tabelle durch eine Fachanwendung ersetzen zu wollen.

Die Grenzen von Excel werden vor allem dann relevant, wenn mehrere Faktoren zusammenkommen:

• Die Datei beeinflusst geschäftskritische Entscheidungen.

• Berechnungen werden regelmäßig wiederholt.

• Mehrere Personen oder Abteilungen sind davon abhängig.

• Die Datei enthält umfangreiche Geschäftslogik.

• Daten werden manuell aus anderen Systemen übertragen.

• Andere Tabellen oder Prozesse greifen auf ihre Ergebnisse zurück.

• Sensible oder wettbewerbsrelevante Informationen werden darin verarbeitet.

• Nur wenige Personen verstehen Aufbau, Formeln oder Abhängigkeiten vollständig.

Je mehr dieser Merkmale zutreffen, desto weniger handelt es sich um eine einfache Arbeitsdatei.

Die Tabelle wird Teil der Unternehmensarchitektur – unabhängig davon, ob sie offiziell als Anwendung betrachtet wird.

Dass komplexe Tabellenkalkulationen fehleranfällig sein können, ist seit Jahrzehnten Gegenstand wissenschaftlicher Untersuchungen.

Eine Literaturübersicht von Pak-Lok Poon, Man Fai Lau, Yuen Tak Yu und Sau-Fun Tang wertet 35 Jahre Forschung zur Qualität von Tabellenkalkulationen aus. In 94 Prozent der in den betrachteten Untersuchungen analysierten geschäftlich relevanten Tabellen wurden Fehler gefunden. Als wesentliche Ursachen nennen die Autoren unter anderem fehlende systematische Qualitätssicherung und die häufig informelle Entwicklung solcher Tabellen.

Auch Raymond Panko dokumentierte in mehreren Untersuchungen Fehlerquoten in Tabellenkalkulationen. Seine Arbeiten zeigen ein grundsätzliches Problem: Mit zunehmender Größe und Komplexität steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler auftreten und unentdeckt bleiben.

Dabei geht es nicht nur um Tippfehler.

Fehler können beispielsweise durch falsch kopierte Zellreferenzen, nicht vollständig erfasste Datenbereiche, fehlerhafte Formeln, manuelle Übertragungen, veraltete Verknüpfungen oder unterschiedliche Versionen derselben Datei entstehen.

Besonders relevant wird dieses Fehlerrisiko, wenn die Ergebnisse anschließend als Grundlage für Preise, Investitionen, Budgets, Forecasts oder operative Entscheidungen dienen.

Eines der größten Risiken komplexer Excel-Lösungen ist nicht die Tabelle selbst, sondern die darin versteckte Geschäftslogik.

Eine Preisberechnung kann beispielsweise aus Dutzenden Formeln bestehen. Zuschläge werden über Bedingungen gesteuert, Rabatte über Verweise geladen und Materialkosten aus anderen Tabellen übernommen.

Technisch betrachtet entsteht damit bereits Softwarelogik.

Der Unterschied zu einer klassischen Fachanwendung liegt vor allem darin, wie diese Logik verwaltet wird.

Bei professionell entwickelter Software existieren typischerweise definierte Entwicklungsprozesse. Änderungen werden dokumentiert, Quellcode wird versioniert, Tests sichern zentrale Funktionen ab und mehrere Personen können nachvollziehen, wie ein Ergebnis zustande kommt.

Bei gewachsenen Excel-Lösungen fehlt diese Disziplin häufig.

Eine Formel kann verändert werden, ohne dass jemand den Änderungsgrund dokumentiert. Ein Zellbereich wird ergänzt, aber eine Summenformel nicht angepasst. Eine Hilfsspalte enthält eine entscheidende Berechnung, deren Bedeutung Monate später niemand mehr kennt.

Je geschäftskritischer die Tabelle wird, desto problematischer wird diese fehlende Transparenz.

Wie relevant solche Fehler sein können, zeigt die vielfach diskutierte Replikation einer wirtschaftswissenschaftlichen Studie von Carmen Reinhart und Kenneth Rogoff.

Thomas Herndon, Michael Ash und Robert Pollin stellten bei ihrer Überprüfung unter anderem fest, dass ein fehlerhaft definierter Excel-Bereich dazu führte, dass mehrere Länder nicht vollständig in eine Berechnung einbezogen wurden. Daneben kritisierten sie weitere methodische und datenbezogene Entscheidungen.

Der Fall ist deshalb interessant, weil er zeigt, dass selbst vergleichsweise unscheinbare Fehler in einer Tabelle erhebliche Auswirkungen auf veröffentlichte Ergebnisse haben können.

Für Unternehmen gilt dasselbe Prinzip.

Ein Fehler in einer Angebotskalkulation muss nicht sofort auffallen. Vielleicht werden lediglich einzelne Aufträge mit einer falschen Marge kalkuliert. Ein fehlerhafter Forecast kann später zu falschen Kapazitätsentscheidungen führen. Eine veraltete Berechnungslogik kann über lange Zeit hinweg unbemerkt weiterverwendet werden.

Nicht jeder Excel-Fehler verursacht einen großen Schaden. Entscheidend ist vielmehr, wie kritisch der Prozess ist, in dem die Tabelle eingesetzt wird.

Ein weiteres häufiges Muster entsteht durch historisch gewachsene Lösungen.

Eine Mitarbeiterin hat über Jahre eine umfangreiche Kalkulation aufgebaut. Sie kennt sämtliche Formeln, Ausnahmen, Datenquellen und Besonderheiten. Die Datei funktioniert zuverlässig – solange diese Person verfügbar ist.

Bei Urlaub, Krankheit, Stellenwechsel oder Ruhestand zeigt sich plötzlich, dass ein erheblicher Teil des Prozesswissens nicht im Unternehmen, sondern im Kopf einer einzelnen Person gespeichert war.

Dieses Problem lässt sich mit dem aus der Softwareentwicklung bekannten Konzept des Bus-Faktors beschreiben: Wie viele Personen müssen ausfallen, bevor ein Prozess nicht mehr zuverlässig weitergeführt werden kann?

Bei manchen geschäftskritischen Excel-Lösungen lautet die Antwort: eine.

Das eigentliche Risiko liegt deshalb nicht darin, dass Excel verwendet wird. Es liegt darin, dass Geschäftslogik, Datenstrukturen und Prozesswissen nicht ausreichend dokumentiert und organisatorisch abgesichert sind.

Besonders kritisch werden Excel-Prozesse, wenn Daten regelmäßig aus anderen Systemen übertragen werden.

Ein Export aus dem ERP-System wird heruntergeladen. Bestimmte Spalten werden kopiert. Anschließend werden zusätzliche Werte aus einer zweiten Datei ergänzt. Danach folgt eine manuelle Berechnung oder Zuordnung.

Solche Prozesse können lange funktionieren. Gleichzeitig entsteht bei jedem manuellen Verarbeitungsschritt eine weitere Möglichkeit für Fehler.

Zeilen können beim Kopieren ausgelassen werden. Spalten verschieben sich. Dateien enthalten unterschiedliche Datenstände. Filter bleiben versehentlich aktiv oder Formeln werden nicht über den gesamten Datenbereich übernommen.

Je häufiger ein solcher Ablauf wiederholt wird, desto sinnvoller wird es zu prüfen, ob sich der Excel-Prozess automatisieren lässt.

Das kann beispielsweise über Schnittstellen, Datenimporte, Power Query, ETL-Prozesse oder andere Integrationsmechanismen erfolgen.

Automatisierung dient dabei nicht nur der Zeitersparnis. Sie reduziert manuelle Übergaben und sorgt dafür, dass ein definierter Prozess reproduzierbar ausgeführt werden kann.

Ein bekanntes Symptom schlechter Dateiorganisation sind Dateien mit Namen wie:

Kalkulation_final_v3_wirklich_final.xlsx

Dieses Problem lässt sich allerdings nicht pauschal Excel zuschreiben.

Moderne Plattformen wie SharePoint oder OneDrive bieten Versionierung, Zugriffskontrolle und kollaboratives Arbeiten. Das eigentliche Problem entsteht, wenn Unternehmen diese Möglichkeiten nicht konsequent nutzen und geschäftskritische Dateien weiterhin lokal, auf Netzlaufwerken oder per E-Mail verteilen.

Dann existieren schnell mehrere Versionen derselben Wahrheit.

Eine Abteilung arbeitet mit einem alten Stand, eine andere mit einer überarbeiteten Datei. Änderungen lassen sich später nur schwer nachvollziehen und niemand kann eindeutig sagen, welche Version verbindlich ist.

Die technische Lösung allein genügt deshalb nicht.

Unternehmen müssen festlegen, wo die verbindliche Version liegt, wer Änderungen vornehmen darf, wer Änderungen an geschäftskritischen Berechnungen prüft und wer die fachliche Verantwortung trägt.

Excel kann strukturierte Daten aufnehmen, filtern, sortieren und auswerten. Das macht Tabellen für kleinere Datenbestände ausgesprochen praktisch.

Problematisch wird es, wenn Excel nicht mehr nur zur Analyse von Daten verwendet wird, sondern faktisch die Rolle einer Datenbank übernimmt.

Kundeninformationen, Produktdaten, Preise oder Planungswerte werden dann dauerhaft in Tabellen gepflegt. Andere Dateien greifen darauf zu. Kopien entstehen und einzelne Abteilungen ergänzen eigene Informationen.

Damit entsteht eine entscheidende Frage:

Welche Datei enthält den verbindlichen Datenstand?

Klassische Datenbanksysteme und Fachanwendungen sind darauf ausgelegt, strukturierte Daten zentral zu verwalten, Beziehungen zwischen Datensätzen abzubilden, Zugriffe zu kontrollieren und Informationen mehreren Anwendungen zur Verfügung zu stellen.

Excel verfolgt einen anderen Zweck.

Das bedeutet nicht, dass Daten nicht in Excel gehalten werden dürfen. Für überschaubare, temporäre oder persönliche Datenbestände kann dies völlig sinnvoll sein.

Sobald dieselben Daten jedoch dauerhaft von mehreren Personen und Prozessen benötigt werden, sollte geprüft werden, ob Excel noch der geeignete führende Datenspeicher ist.

In vielen Unternehmen entstehen solche Lösungen nicht aufgrund schlechter Planung.

Oft beginnt alles pragmatisch.

Ein bestehendes ERP-System kann eine bestimmte Auswertung nicht liefern. Ein Mitarbeiter erstellt deshalb eine Tabelle. Die Lösung funktioniert. Weitere Kollegen nutzen sie. Zusätzliche Berechnungen kommen hinzu. Irgendwann werden Makros eingebaut oder weitere Datenquellen angeschlossen.

Aus einem Hilfsmittel entsteht schrittweise eine Anwendung.

Das Problem dabei: Dieser Übergang wird organisatorisch häufig nicht erkannt.

Die Tabelle taucht möglicherweise in keinem Anwendungskatalog auf. Sie besitzt keinen offiziellen Verantwortlichen. Es gibt keine definierte Wartung und keine Bewertung ihrer Abhängigkeiten.

Damit entsteht eine Art Schattenanwendung.

Nicht, weil Mitarbeiter bewusst IT-Strukturen umgehen wollen, sondern weil sich ein Werkzeug schrittweise zu einem System entwickelt hat.

Unternehmen müssen nicht jede Excel-Datei inventarisieren und analysieren. Sinnvoller ist eine risikoorientierte Betrachtung.

Ein Review ist insbesondere angebracht, wenn eine Tabelle mehrere dieser Merkmale besitzt:

1. Hohe geschäftliche Bedeutung: Fehler wirken sich unmittelbar auf Preise, Verträge, Planung, Produktion oder finanzielle Entscheidungen aus.

2. Regelmäßige Nutzung: Die Datei wird täglich, wöchentlich oder monatlich für wiederkehrende Geschäftsprozesse eingesetzt.

3. Viele Abhängigkeiten: Andere Dateien, Abteilungen oder Systeme greifen auf ihre Ergebnisse zurück.

4. Komplexe Berechnungslogik: Die Datei enthält zahlreiche Formeln, Makros, Verknüpfungen oder mehrstufige Berechnungen.

5. Manuelle Datenübertragung: Informationen müssen regelmäßig aus ERP, CRM oder anderen Systemen kopiert oder importiert werden.

6. Schlüsselpersonen-Abhängigkeit: Nur eine oder wenige Personen verstehen Aufbau und Funktionsweise vollständig.

7. Hohe Anforderungen an Nachvollziehbarkeit: Ergebnisse müssen gegenüber Geschäftsführung, Kunden, Auditoren oder anderen Stellen nachvollziehbar sein.

Je mehr Kriterien erfüllt sind, desto eher sollte geprüft werden, ob die bestehende Excel-Lösung noch angemessen ist.